Control de Gestión

Control de Gestión

Conceptos Básicos

En esta unidad se hace un repaso conciso a las materias vistas en asignaturas previas, y que tienen principal relevancia con la comprensión de este curso.

También se introducen nuevos conceptos, que son necesarios manejar para comprender este curso.

La Gestión de la Organización

Unidad Social

Las empresas están conformadas por recursos:

• Financieros
• Materiales
• Información o Conocimiento
• Humanos

Esto significa que los recursos humanos forman una unidad social.

Esta unidad social busca objetivos grupales e individuales

Deben crearse una organización, una estructura, una cultura, un estilo de liderazgo y una motivación para lograr cumplir con los objetivos planteados.

Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar, para lograr objetivos que no pueden ser alcanzados en forma individual.

Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales.

En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

Estructura

La creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.

Se puede apreciar la importancia entonces de la Comunicación y Los Sistemas de Información.

Las personas capaces, que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente, si todos conocen el rol que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.

Una estructura de una organización debe estar diseñada de manera tal, que sea perfectamente claro para todos quién debe realizar determinada tarea y quién es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de Toma de Decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

• Cuando la empresa crece, aumenta el personal y frecuentemente se hacen tareas sin importancia o que no agregan valor a la empresa.

• La pérdida de capacidad competitiva, a veces se debe a la falta de eficiencia en el uso de los recursos, lo que hace necesario racionalizarlos.

• El estudio de las estructuras organizacionales  se hace debido a que la eficacia y eficiencia de una organización en lograr sus objetivos, depende de su organización.
• Modelo Sociotécnico
• Modelo Sistémico
• Modelo de Anthony
• Modelo de Blumenthal
• Modelo Mixto

Modelo Sociotécnico

Modelos Teóricos para el Estudio de las Organizaciones

• Modelo Sociotécnico (Instituto Tavistock de Gran Bretaña, 1963, Trist y Rice).

• Su Idea principal: La estructura de la organización es el resultado de la compleja interacción de sus elementos tecnológicos y sus aspectos sociales, influyéndose mutuamente.

Modelo Sistémico

Concibe las organizaciones como sistemas integrados por elementos que interactúan constantemente y que su presencia, sus características y su comportamiento están relacionados para lograr objetivos concretos.

Modelo de Anthony

Modelo de Blumenthal

Modelo Mixto

Principios Administrativos

A continuación se enumeran y explican algunos elementos (principios administrativos) de la organización los cuales, una vez comprendidos y asimilados ayudaran en una mejor comprensión de la administración:

• División del Trabajo
• Coordinación
• Estructura Organizacional
• Definición del Trabajo

División del Trabajo

Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:

• La primera; (jerarquización) que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. (Unidad de Mando)

• La segunda; (departamentalización) que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud. El objetivo de una organización es lograr un objetivo, el cuál no pueden lograr los individuos por si solos.

• Para ello, necesariamente se debe dividir el trabajo, segregándolo entre varios individuos.

• Se aplica el concepto de Sinergia o Sinergía. Es la separación o delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo.

• Es la base para determinar las distintas actividades que se van a realizar, los deberes y sus relaciones.

Coordinación

Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en desarrollo de los objetivos.

Estructura Organizacional

Se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización, en cuanto a las relaciones entre:

Los gerentes y los empleados,

Gerentes y Gerentes, y

Empleados y Empleados.

Los departamentos de una organización se pueden estructurar, formalmente, en varias formas básicas: Ej.

• Por función,

• Por producto / ventas

• En forma de matriz.

• Otras

Definición del Trabajo

¿Por qué definir en que consiste el trabajo?

• “Siempre es posible hacer el trabajo que nos salga al paso, y mientras tanto preocuparnos del resultado final, especialmente si la función recae sobre una persona o un pequeño grupo.

• Sin embargo, cuando se trata de un grupo extenso, hay que determinar anticipadamente las tareas y quienes deben encargarse de ellas, para evitar repeticiones.

• Se debe buscar la eficacia, pero con eficiencia."

 Proceso Administrativo

Es el trabajo que desempeña el administrador, ya sea a nivel estratégico, táctico u operativo.

Es un enfoque genérico, que cambia en las herramientas que se utilizan y en su filosofía, pero no en su esencia.

Consiste en las siguientes funciones, que se estudian en forma individual, pero siempre se aplican como un proceso:

• Planeación

• Organización

• Dirección

• Control

·         Objetivos de la Administración

·         Algunos de los objetivos de la Administración General pueden ser los siguientes:

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Objetivos de la Administración

Algunos de los objetivos de la Administración General pueden ser los siguientes:

Gestión Racional

Estilos de Dirección

Los Estilos de Dirección o Estilos de Mando no son elegibles o al gusto de cada persona, ya que corresponden a la naturaleza del carácter y del temperamento de las personas.

Un directivo no puede optar entre ser Autocrático o Democrático, no es materia sujeta a decisión si actúa de una forma, más participativa o menos participativa, solo puede actuar de una forma, conforme a sus valores, experiencia y forma de ser, por supuesto no en forma absoluta, sino que dentro de un rango de matices.

Se puede definir “Estilo de Mando” como la forma en que una persona se relaciona con sus subordinados al interior de una Organización.

Si la persona ocupa cargos directivos, esto es a nivel estratégico, se habla de “Estilos de Dirección”, es decir, cómo la persona directiva se relaciona con sus mandos medios para conducir la Organización.

AUTOCRATICO:

En el Estilo Autocrático, el directivo se reserva las siguientes funciones:

• Define los objetivos y metas (o los problemas).

• Selecciona las alternativas posibles de acción.

• Evalúa las diferentes alternativas.

• Decide cual alternativa se llevará a cabo.

• Hace los encargos a sus subordinados (define funciones y tareas)   

      

• Controla la acción (compara lo real con lo presupuestado).

Esto significa que seleccionará personal no muy profesional, que haga las cosas tal y como él se las define.

CONSULTIVO:

En el Estilo Consultivo la primera función de definir los objetivos y las metas (o los problemas) la realiza el directivo conjuntamente con sus subordinados, haciéndolos participar con sus propias ideas, pero las otras funciones :

• Seleccionar las alternativas,

• Evaluarlas,

• Elegir la mejor,

• Hacer la ejecución

• Controlar

Siguen siéndolo del Administrador, en forma centralizada y personal.

DELIBERATIVO:

En el Estilo Deliberativo, el directivo comparte y hacen participativa las dos primeras funciones, esto es,

• Definir los objetivos y metas, y

• Seleccionar las posibles alternativas de acción a seguir.

La evaluación de las alternativas, la selección de la alternativa óptima, la asignación de las tareas, y el Control sigue haciéndolo él personalmente.

RESOLUTIVO:

En el Estilo Resolutivo, se amplía un poco más la plataforma participativa, viéndose en conjunto la definición de metas y objetivos, la selección de las posibles alternativas de acción y la evaluación de las mismas, pero el Administrador se reserva para sí, la decisión de elegir la alternativa mejor, realizar la ejecución y controlar la acción.

DEMOCRATICO:   

En el Estilo Democrático hay una acción participativa de los subordinados en la mayoría de las funciones:

• En conjunto se definen metas y objetivos,

• Se seleccionan las alternativas posibles,

• Se evalúan las mismas y

• Se decide conjuntamente cual es la alternativa mejor a seguir.

El Administrador se reserva la asignación de tareas, y el control.

PARTICIPATIVO:

En el Estilo Participativo propiamente tal, el directivo solamente se reserva el Control, partiendo del principio, que el control está en función de la responsabilidad y por lo tanto no es delegable, así que en este estilo se resuelve en conjunto

• La definición de los objetivos,

• La selección de las alternativas de acción posibles,

• La evaluación de ellas,

• La elección de la alternativa óptima y

• La asignación de tareas,

El Administrador en definitiva, solo controla.

COLEGIADO:

El Estilo Colegiado es donde todas las funciones se ejercen en conjunto, incluyendo el Control, sin embargo este Estilo de Dirección solamente es aplicable a algunos tipos de Organización, estructuras muy especiales, por ejemplo,

• Una Sociedad de Profesionales donde cada uno aporta desde su especialidad y disciplina y nadie es jefe de nadie, o

• Un equipo altamente creativo que se junta para generar ideas y situaciones radicalmente nuevas, en donde una cierta dosis de caos, ayuda a la generación de situaciones desconocidas.

Un Administrador de acuerdo a su carácter y personalidad, a sus experiencias y valores, se siente más cómodo dentro de uno de estos Estilos, teniendo la flexibilidad suficiente como para moverse al Estilo anterior o al siguiente  si las circunstancia así lo aconsejan o lo permiten.

El Estilo de Mando esta también muy ligado con la capacidad de delegación de autoridad, muchas personas tienen un Estilo de tipo Autocrático, porque son incapaces de delegar en otros, su propia autoridad, ya sea por temor al fracaso o porque sienten disminuida su propia posición dentro de la Organización.

Hay personas que basan su Control principalmente en el concepto de vigilancia, su método es el Control visual, por observación detectan las desviaciones y ejercen las correcciones sobre la marcha, sin embargo, esta forma de control que se ejerce con el lema “bajo el ojo del amo, engorda el caballo” es efectivo, mientras la persona está presente, pero es obvio que nadie puede estar presente en todo momento, en todas las instancia de una Organización, por lo que el método a lo mejor es válido para un capataz de cuadrilla que aplica la máxima española de “respira en el cuello del subordinado”, pero no para un Gerente General.

http://www.unap.cl/~setcheve/cdeg/index.html